Параллельно я попал в другую международную команду, где исповедовали SCRUM и прочий эджайл. И встреч/звонков было очень много, учитывая мою роль тимлида. Но знаете что? Это был практически полный эталон того «как надо» (и не только в вопросах встреч и звонков).
Корни у команды были немецкие, так что во всех процессах царил порядок и пунктуальность. На встречи принято приходить вовремя, опоздал минуты на три — повод извиниться (хотя ни разу не слышал, чтобы кого-то за это отчитали). Однако при этом — всё строго по делу. Если ты нужен, должен придти. Если не нужен, тебя и не позовут, не надо штаны просиживать. Если нет повестки — то встречи либо не будет, либо она займет 2 минуты (что не так страшно, раз в неделю-то).
Встречи, связанные с итеративным процессом разработки (спринты, ревью и т.д.) обычно согласовываются со всеми и назначаются на фиксированное время в фиксированный день недели, и надолго. Прервать это назначение может только конец проекта, третья мировая, или переход на летнее/зимнее время, который к сожалению еще жив в Германии.
Если нужна внеплановая встреча, время участники согласуют между собой по свободным слотам, и если договорились, все соединяются когда надо. Никаких «я вам наберу когда-нибудь завтра после обеда» (типа, сиди и жди), никаких «мы собрались в пять, но важные участники не могут, поэтому давайте подождем до семи», и даже никаких «быстренько все брось и отвечай на вопрос, который я три минуты назад написал».
Работать параллельно на родном рынке в свете такой организации было немного диковато. У нас приходилось сталкиваться и с необязательностью, и с требованиями мгновенно отвечать в любое время дня и ночи, и с забавными ситуациями, когда рядовые сотрудники включают свирепого начальника и требуют сразу всего. Но к счастью в последнее время такие ситуации встречаются все реже и профессиональный подход к делу превалирует.
Короче, в команде царил полный орднунг и приверженность рабочей пользе. Надо сказать, и помимо встреч рабочие процессы были поставлены очень круто. Что, с учётом удаленки у 100% участников, меня поначалу практически шокировало. Все знают, что делать и делают именно, то что надо. Никаких терок и конфликтов, никаких нерабочих моментов и уникальных недолюбленных снежинок. А всего-то и надо — набирать профи и платить по часам. Поначалу недоумевал, зачем вообще я, тимлид, тут нужен, когда все и без меня знают, что делать. Но про это в другой раз.
После некоторого количества обычных рабочих звонков тимлид <-> разработчик, стало ясно что даже крутым специалистам (а многие специалисты были как минимум не хуже меня) бывает нужно выговориться и получить подтверждение, что их идеи верны. Ну а если идеи не до конца сформировались, то обсудить их на звонке тем более крайне полезно. Но звонки тимлид <-> разработчик обычно самые простые: договорились, созвонились, поговорили, пошли работать, и нечего системные логи мять.
Одним из самых разочаровывающих опытов по поводу встреч, кстати, был набор рабочих звонков с крупнейшим бизнесом в России. Всё профессионально, все профессионалы, всё очень интересно, рабочая группа хорошая, и дело вроде идет. Но вот только руководитель направления — хоба! — и раз в несколько недель меняется. То ли высочайшее руководство опасается сговора и личной материальной заинтересованности, то ли еще какие внутренние процессы происходят. Но ты в результате попадаешь в эдакое подобие дня сурка. Когда достигнув определенного прогресса и, возможно, даже договоренностей, ты вынужден вернуться назад и заново начинать прорабатывать то, что уже до этого четыре раза проработал.
В общем, назвонившись, находившись и насмотревшись на всё это безобразие, хотел бы резюмировать заметку небольшим списком моментов. Так сказать, dos and don'ts по встречам, звонкам, и здоровому рабочему общению. Что делать с моей точки зрения надо, а что, наоборот, нежелательно, или неуважительно, или невежливо, или просто надо бить за это по голове.
Конспекты и действия
Делай обязательно. Как говорилось в первой части, веди конспект звонка (РП может, сам можешь вести), а также выделяй и обозначай конкретные действия и кто по ним будет действовать.
Исключение: звонки тет-а-тет по одному единственному вопросу. Например, прояснение непонятных моментов по задаче с разработчиком. Хотя и тут результирующий коммент в джиру зачастую весьма полезен.
Обозначай повестку
Если назначаешь кому-то встречу, постарайся обозначить повестку. Во-первых, это вежливо: ты ведь уже знаешь, о чем собираешься говорить, так почему надо скрывать это от коллеги? Твоя скрытность для другого человека может обернуться подозрительностью, неуверенность в себе, или нервозностью. Особенно вкупе с заносчивым «вот придешь и узнаешь». Будешь так делать — в лучшем случае, сочтут надменным и неприятным типом. Зачем?
А вот открытость (даже в неприятных моментах) куда лучше настраивает на рабочий лад. «С задачей ### получилось хреново, заходи в пять часов, обсудим, что не так и разберемся, что можно дальше с ней сделать» — куда лучше, на мой взгляд, чем «зайди, поговорим, сам знаешь о чём».
Мне легче и быстрее спросить коллег, чем загуглить
Лет 18–20 назад был у нас в отделе человечек, занимался технической документацией. Он был просто живым воплощением принципа «мне проще спросить», который до сих пор регулярно провозглашают разные деятели в интернетах. Если бы Алису изобрели уже тогда, он наверняка стал бы первым, кому удалось сжечь колонку своими [censored] вопросами.
Человечек спрашивал вообще обо всём, всех, не переставая. «А как переводится на русский это слово? А это? А как это будет по-английски? А это что за окно в программе? А как другое окно найти?» И любая попытка его остановить (поставить словарь, показать поисковик, открыть документацию к программе, которую он по работе обязан был читать) всегда заканчивались одним и тем же ответом: мне быстрее вас спросить, чем разбираться самому!
Запомни, когда ты экономишь свои пять минут, спрашивая коллегу, ты:
а) лишаешь себя возможности чему-то научиться;
б) воруешь эти пять минут у коллеги.
И если с первой частью ты сам себе злобный буратино, то мешая таким образом изо дня в день коллегам работать, ты очень быстро настроишь против себя их всех. Вскоре после чего вылетишь из коллектива стремительным ежом, и никто жалеть об этом не будет. Лучше убейся просто об стену, [censored], коллегам точно будет легче. И быстрее.
Исключение: если речь идет о совместной работе и вопросах в компетенции коллег, которые они в этой совместной работе должны решать. Ну или если ты начальник-самодур.
Если звонить необязательно — не звони
Не нужно дергать людей без нужды. Если просто дать людям время и возможность сосредоточиться, они решат многие вопросы сами и не потребуется сотрясать воздух.
Если нет возможности ответить на вопросы коллег на звонке, попроси прислать вопросы и переназначь встречу на время, когда будут готовы ответы.
Однако: иногда сообщение «Петя, Маша и Вася, что-то времени много уже прошло, а давайте вы созвонитесь и решите вопрос» действует крайне целебно и вопрос оказывается решенным через пару часов и без всяких созвонов. Потому что созвоны никто не любит, а работать — это прикольно!
Если написал — дай время ответить
Следует избегать отправлять сообщение а потом через три минуты названивать с вопросом «Получил ли ты, и чего не отвечаешь?» В нормальной ситуации, если человек не отвечает, то это потому что он занят например. Освободится — ответит.
В общем, не надо так делать. Если ты конечно не начальник. Когда начальник, это наверно тоже не очень клево (с тобой живые люди работают все-таки), но во всяком случае вписывается в рамки допустимого для многих поведения со стороны начальника. «Я главный, поэтому если я чего-то спрашиваю, то это самое важное и отвечать надо сразу!» Ну а если ты никакой не главный, то это выглядит максимально нелепо.
Да и помимо обычного уважения, конечно, следует помнить: когда разработчик берется за задачу, ему может быть нужно от 15 до 45 минут чтобы сосредоточитсья, поймать волну и сделать свое разработческое дело. Неожиданные, но очень требовательные звонки легко сбивают разработчика с этой волны, что влечет снижение продуктивности и повышение раздраженности (отчего еще больше снижается продуктивность). Это не значит, что с разрабов надо сдувать пылинки и не трогать их никогда-никогда, но если есть возможность человека не дергать, то и не дергай.
Если боишься, что адресат про тебя забудет, смотри следующий пункт.
Не пиши в чат, напиши в тикет!
Вообще, все вопросы, которые требуют ответа и не допускают, что их можно забыть или упустить, нужно отправлять не в чаты и мессенджеры, а в соответствующие тикеты. Тут сплошные плюсы:
— уведомление из условной джиры сложнее пропустить или забыть, а если забыл, то есть страница со списком назначенных тикетов; рано или поздно человек или сам в нее посмотрит, или руководитель проекта его потыкает;
— комментарии по одной теме живут на отдельной странице и не теряются среди всех остальных обсуждений;
— всегда можно прочитать историю, кто когда что сказал и предложил;
— удобно подключать новых людей к задаче: просто дай ссылку, попроси прочитать и разобраться.
Привет!
Никогда так не делай. Не пиши отдельным сообщением «Привет». Люди делятся на две категории. Первые пишут «привет», а потом набирают 10 минут следующее сообщение. Вторые в эти 10 минут желают первым всех казней египетских.
Во-первых, ты отвлек человека, так ничего и не сказав. Вот я увидел +1 в чате и зашел посмотреть, а там — Привет! И username is typing. Ну привет, блин, спасибо что отвлек. Ждать пока ты допечатаешь я не буду, пойду обратно работать. А через 10 минут, когда ты сформулируешь мысль, я отвлекусь еще раз, чтобы ее прочитать. Вопрос: а можно было меня отвлечь всего один раз, второй, когда весь текст готов?
К слову, многие считают, что писать «привет» в личном чате вообще не надо. Поздоровались один раз четыре года назад, с тех пор и общаемся. В этом есть соль, хотя лично мне все равно. Главное не отправляй его отдельно, свой привет.
Словесный по… поток
Другая разновидность этой же боли: поток быстрых коротких сообщений.
Привет
Я тут смотрю задачу 123
У меня вопрос
Или даже два
Можешь подсказать?
То есть у меня 5 раз подряд брякнул телефон или динамик в буке, но если я открою чат, то не увижу ничего, на что мог бы сформулировать ответ. После чего конечно огорчусь и замьючу этот чат минут на 15–20, чтобы поток сообщений уже излился в описание проблемы и иссяк. А тогда уже и я прочитаю.
Хорошо бы придумали настройку в чатах, чтобы буферизовывала сообщения от одного человека и принимала/показывала их мне только если человек молчит уже N минут. Наверное можно даже формулу вывести. Считать например среднее количество отправленных сообщений на каждые 128 символов, и умножать это число на 60 секунд для получения задержки.
Многие люди из самых разных слоев населения советуют: сначала подумай, а потом уже открывай рот. Не нужно писать 20 коротких сообщений, из которых ничего не ясно, кроме того, что ты говоришь не подумав.
Подумай, что ты хочешь написать, кому, что хочешь получить в ответ. И сформулируй 1 (одно!) сообщение, на которое человек сможет ответить. Четкие, меткие вопросы по делу всегда вызывают уважение. А умножение энтропии — наоборот.
Привет, ты тут?
Отдельная разновидность — это «Привет, ты тут?» и дальше ожидание ответа.
Доооолгое ожидание ответа.
Для чего ты спрашиваешь? Ты будешь задавать свой вопрос, только если я тут? А если я не тут, не будешь его задавать вообще никогда? Тогда этот вопрос вероятно не стоит внимания и меня нет. Напиши, о чем ты хотел поговорить, а я решу, тут я, или уехал в отпуск.
Привет, напиши когда будешь онлайн/готов созвониться
Не хочу я писать, когда буду онлайн. Ты хочешь что-то обсудить? Для начала, скажи, что. Во-первых (см. выше) — это вежливо. Во-вторых, самая вежливая и профессиональная форма приглашения кого-то обсудить что-то вот такая:
Привет, Маша! Я хочу с тобой созвониться и обсудить, какой Петя дурак. У меня есть свободные слоты сегодня 16:30–17:00, завтра с 10 до 12:30 и в пятницу весь день. Ты когда можешь?
Не надо спрашивать сначала Машу, когда может она. Тебе нужна встреча — ты сразу и предложи варианты. Это и проактивно, и приглашаемому легче выбрать.
В современности, кстати, есть различные сервисы, которые синхронизируются с твоим календарем / временем доступности, и дают коллегам возможность увидеть твои свободные для встреч/звонков слоты, не показывая, чем ты при этом занят. А то и не просто показывают, а дают забронировать слот. Если необходимость постоянно рассказывать коллегам, когда у тебя ещё есть время, утомляет — заведи такой сервис и давай коллегам ссылку. Обычно так делают те у кого встреч много (аккаунты, кастомер саксесс менеджеры и т.д.)
Как-то так. Не то чтобы это были какие-то невероятные откровения. Но на мой скромный взгляд, если мы будем помнить, или хотя бы иногда вспоминать о перечисленных моментах, нам будет немножечко проще, продуктивнее и приятнее вместе работать.
P.S. А главное, что надо помнить — если ты весь такой умный и умеешь ответственно и вежливо общаться, а кто-то другой нет, то это повод не конфликтовать, а наоборот, помочь человеку. Ну, хотя бы личным примером.
